¿Qué es la sistematización de un negocio? Básicamente, es crear sistemas para cada uno de los procesos que se realizan dentro de un negocio, de manera que cualquier persona, sin importar que tenga la experiencia o no, pueda realizar las actividades necesarias.

El concepto de la sistematización se me vino a la mente hace unos días, cuando escuché al tamalero de la colonia que pasó en su carro. A lo lejos se escuchaba en un altavoz a hombre diciendo algo así como: “ya llegaron los tamales, directo a la puerta de su casa. Ricos tamales de carne, pollo, rajas con queso…”, y de esta manera continuaba diciendo a detalle los tipos de tamales que vendían, así como las bebidas calientes. Aquí lo interesante, es que si te asomabas por la ventana, ibas a ver a una mujer sola conduciendo el auto.

Este es un ejemplo perfecto de sistematización. Todo estaba previamente grabado. No era necesario que la persona que iba conduciendo se supiera el menú de memoria. No era necesario enseñarle como modular su voz para que se le entendiera claramente por el altavoz. Nada de eso era necesario, porque ese proceso ya estaba sistematizado. Si al siguiente día, esa persona dejaba de trabajar en la empresa, o se enfermaba, no pasa nada, ya que cualquier otra persona que supiera manejar era capaz de salir a la calle a vender tamales.

Este concepto es aplicable a cualquier tipo de negocio y actividad comercial.

Por ejemplo, en un estudio de diseño gráfico / diseño web se puede sistematizar la forma en cómo se almacenan los archivos necesarios para el diseño (layouts, stock, drafts, trabajos finales). En este caso se crearía un manual indicando en que parte del servidor están ubicados los archivos, según su categoría. El día que un diseñador nuevo empiece a trabajar en la empresa, solo basta con entregarle el manual del sistema para que el sepa en dónde puede encontrar todo lo que necesita y en donde debe de almacenar todo su trabajo.

Otro ejemplo, en una tienda con punto de venta por computadora se crea un manual en el cual se explica cómo entrar al sistema, como dar de alta artículos, como modificarlos, como realizar ventas, cortes, retiros, etc. De esta manera, si llega una persona nueva que jamás ha usado un punto de venta por computadora, puede fácilmente familiarizarse con el funcionamiento y empezar a trabajar.

Sin lugar a dudas, el ejemplo perfecto que podemos poner sobre la sistematización, son las franquicias. Las franquicias están diseñadas para que los diferentes procesos puedan ser realizados por cualquier persona, sin importar su previa experiencia. El que hace las hamburguesas sabe cuántos segundo debe de estar la carne sobre la plancha, cuánto tiempo las papas dentro del aceite, cual es la mezcla exacta para que todas las malteadas sepan exactamente igual. Las franquicias son sinónimo de sistematización.

Un negocio debidamente sistematizado es un negocio que no deja nada al azar. Es un negocio en el cual todo está calculado y programado. Quizás ese sea el motivo por el cual los negocios que trabajan de esta manera (como las franquicias) son las que logran mejores resultados.

¿Hay procesos dentro de tu negocio que se pudieran sistematizar, de manera que cualquier persona los pueda realizar?